So geht das mit den Pauschalen

Berlin. Für die Steuererklärung mühsam einzelne Belege aufheben und archivieren – nicht für alle absetzbaren Kosten muss man das machen. In einigen Bereichen gibt es Pauschalen, die Steuerzahler statt der konkreten Werte angeben können. Welche das sind und für wen diese Pauschalen infrage kommen, das erklärt Erich Nöll, Geschäftsführer des Bundesverbands Lohnsteuerhilfevereine.

Pauschbeträge vereinfachen die Steuererklärung

Bei allen Pauschbeträgen gilt: „Für die damit abgedeckten Ausgaben müssen die Steuerzahler dem Finanzamt keine Belege vorlegen.“ Damit vereinfachen sie die Steuererklärung. Übersteigen die tatsächlichen Kosten in einem Bereich jedoch den Pauschbetrag, kann der Steuerpflichtige statt der Pauschale die tatsächlichen Kosten geltend machen. Es gibt jedoch einen Haken: Die Finanzbeamten können dann auch die entsprechenden Belege dafür einfordern. Deshalb sollte man sie sammeln und aufbewahren, wenn die Angabe der konkreten Kosten vorteilhafter sein kann. Diese Pauschbeträge sieht das Gesetz unter anderem vor:

Arbeitnehmerpauschbetrag  

Auch Werbungskostenpauschale für Arbeitnehmende genannt. Darunter fällt alles, was Arbeitnehmer für den Beruf aufwenden müssen, erklärt Nöll – also Fahrtkosten oder Ausgaben für Arbeitsmittel. Für die jetzt fällige Steuererklärung für das Jahr 2023 können 1.230 Euro angesetzt werden. „Dies gilt auch, wenn de facto keinerlei Kosten angefallen sind oder der Beschäftigte etwa nur einen einzigen Monat im ganzen Jahr berufstätig war.“ Auch dann wird der Pauschbetrag komplett angerechnet. Oftmals ist der Ansatz der tatsächlichen Kosten allerdings günstiger für den Steuerpflichtigen: Schon wer etwa 15 Kilometer zur Arbeit fährt (einfache Strecke), hat damit bereits höhere absetzfähige Kosten.

Entfernungspauschale  

Für jeden Kilometer des Arbeitswegs – egal, ob mit dem Auto, dem Fahrrad, zu Fuß oder mit öffentlichen Verkehrsmitteln – können Angestellte für die ersten Kilometer 30  Cent, ab dem 21. Kilometer 38 Cent steuerlich geltend machen (einfache Strecke). Da die Kosten der Fahrt zur Arbeit allerdings zu den Werbungskosten zählen (für die der genannte Arbeitnehmerpauschbetrag gilt), wirkt sich die Entfernungspauschale bei sehr kurzen Arbeitswegen nicht aus. 

Verpflegungspauschale  

Bei Dienstreisen, die mehr als acht Stunden dauern, kann man pauschal 14 Euro als Verpflegungsmehraufwand von der Steuer absetzen. Bei mehrtätigen Reisen sind für die ganztätigen Abwesenheiten, also die Mitteltage, 28 Euro anzurechnen.

Umzugspauschale  

Für die Kosten beruflich bedingter Umzüge können Steuerzahler pauschal 886  Euro geltend machen. Ziehen Partner und/oder Kinder mit um, erhöht sich der Betrag um jeweils 590 Euro pro Person.

Sonderausgaben-Pauschbetrag  

Dieser beträgt 36  Euro pro Jahr (Verheiratete 72 Euro) und wird vom Finanzamt automatisch berücksichtigt. Da die Pauschale so niedrig ist, lohnt sich hier in der Regel der Ansatz der tatsächlichen Kosten. Denn unter die Sonderausgaben fallen beispielsweise die Kirchensteuer oder Spenden. „Jeder, der Mitglied einer Kirche ist, hat damit schon höhere tatsächliche Ausgaben“, sagt Nöll.

Pflege-Pauschbetrag  

Wer sich um eine pflegebedürftige Person kümmert, kann bei Vorliegen bestimmter Voraussetzungen den Pflege-Pauschbetrag geltend machen. So muss die Pflegeperson in einem engen persönlichen Verhältnis zu der hilfsbedürftigen Person stehen – aber nicht zwingend mit ihr verwandt sein –, und sie darf für die Hilfsleistungen nicht entlohnt werden. Außerdem muss der Pflegebedürftige wenigstens Pflegegrad  3 haben. Dann beträgt der Pflege-Pauschbetrag 600  Euro jährlich, 1.800 Euro bei Pflegegrad 4 und 5. 

Hinterbliebenenpauschbetrag  

Das ist die Werbungskostenpauschale für Rentner und Rentnerinnen. Wer bereits im Ruhestand ist, kann pauschal 102 Euro absetzen; bei Hinterbliebenen sind in bestimmten Fällen bis zu 370 Euro Werbungskosten ohne Nachweis möglich.
Außer diesen Pausch­beträgen gibt es eine Reihe von Kosten, bei denen sogenannte „Nichtbeanstandungsgrenzen“ gelten, wie Nöll erklärt. Sie sind aber keine gesetzlich verankerten Pauschalen. Dazu zählen etwa:

Kontoführungsgebühren  

Hierfür sind 16 Euro akzeptiert. Übersteigen die tatsächlichen Kosten diesen Betrag, können sie angegeben werden, müssen aber auf Verlangen nachgewiesen werden.

Bewerbungskosten

2,50 Euro für eine Online-­Bewerbung und 8,50 Euro für eine mit der Post verschickte Mappe können hier abgesetzt werden. Auf Nachfrage des Finanzamts müssen die Bewerbungen belegt werden können.

Telefonkosten

Wer sein privates Mobiltelefon, den häuslichen Festnetzanschluss oder das Internet auch für berufliche Zwecke nutzt, kann dafür 20  Prozent der Telefonrechnung beziehungsweise maximal 20 Euro je Monat absetzen.

Arbeitsmittel

Hier können rund 100 Euro angegeben werden. Wer höhere Kosten geltend machen möchte, sollte genau darlegen können, was angeschafft wurde: zum Beispiel Stifte, Papier oder anderes Büromaterial. Im Gegensatz zu den Pauschalen müssen hier also tatsächlich Aufwendungen entstanden und glaubhaft gemacht sein. Selbst wenn die Aufwendungen unter der Nichtbeanstandungsgrenze liegen, können die Finanzämter hierüber einen Nachweis verlangen. „Ist der nicht lieferbar, werden die Kosten nicht anerkannt“, sagt Experte Nöll.